No dia 30 de abril de 2024, o arquivo permanente da UFSM ficou completamente submerso devido às enchentes que acometeram o Rio Grande do Sul. O lago, que fica ao lado do prédio da Reitoria, transbordou e, por meio de uma rampa, a água conseguiu acessar o subsolo, onde se encontrava o arquivo permanente da Instituição. O arquivo continha 12 mil caixas de documentos históricos. O ocorrido precedeu o que viria a acontecer com mais de 100 arquivos e cerca de 238 mil caixas de documentos no estado.
Na Universidade, a resposta do Departamento de Arquivo Geral (DAG) foi rápida e, imediatamente, uma operação de resgate foi iniciada para a retirada desses materiais com a participação de professores, técnico-administrativos em educação, militares e alunos voluntários.
Logo no início do processo, já foi estabelecido contato com o Arquivo Nacional para entender como melhor proceder naquela situação, e também foram registradas todas as ações efetuadas no começo de um longo processo de recuperação. A partir dos registros, o DAG criou a Operação Recupera Arquivo UFSM, uma página com o propósito de divulgar ações e métodos empregados na recuperação dos documentos danificados. E, em conjunto com o Arquivo Nacional, efetuaram duas publicações: uma instrução de Ações Iniciais e um Guia Rápido para o Resgate de Acervos Danificados por Água, que também serviram como auxílio para as instituições da região que tiveram seus acervos atingidos.
Desde então, o trabalho de recuperação que está sendo feito na UFSM ganhou reconhecimento do Arquivo Nacional, e se tornou referência no Brasil. Foi assim que as ações do DAG ganharam visibilidade no país e diversos meios de comunicação nacionais e regionais vieram entender o que estava sendo feito para recuperar o acervo arquivístico. “Se tornar referência foi devido às pessoas e como agimos. Chocou muito a forma como foi feito. A gente agiu muito rápido e de forma correta. Eu digo assim, a gente seguiu os protocolos de resgate rapidamente e com muitos voluntários. As pessoas são muito conectadas e ajudam aqui na UFSM”, diz a arquivista do DAG Daiane Regina Segabinazzi Pradebon. O destaque na mídia foi um portal para mostrar a importância da preservação e recuperação dos acervos alagados. Com a evolução do trabalho, a UFSM transformou o desastre climático em inovação e criou o Espaço Transdoc.
Espaço Transdoc
O Transdoc é a primeira estrutura no Brasil dedicada à recuperação emergencial de grandes volumes documentais atingidos por enchentes. Ele atua como HUB transdisciplinar, reunindo especialistas de diversas áreas (Arquivologia, Química, Farmácia, Engenharias, Biologia e Tecnologia da Informação) e desenvolve pesquisas visando criar técnicas inovadoras de recuperação documental em larga escala. O Espaço TransDoc é vinculado a dois projetos – um de desenvolvimento institucional, chamado “Preservação do Patrimônio Documental: Estratégias para Recuperação do Acervo Arquivístico da UFSM atingido por inundação”, e outro de pesquisa, denominado “Desafios e Estratégias na Recuperação de Documentos Arquivísticos Danificados Pelas Enchentes Ocorridas no RS”.
O projeto de pesquisa é utilizado como meio de captação de recursos. E até o momento, são várias as fontes de financiamento: investimento institucional, Ministério da Educação, Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP) e Ministério da Gestão e Inovação via Arquivo Nacional. O projeto com a FINEP, por exemplo, permitiu a compra de parte dos recursos de materiais permanentes. A arquivista do DAG conta que os fomentos servem para aumentar o nível de pesquisa do laboratório: “A gente está para receber mais R$ 2 milhões da FINEP para equipamentos. Vamos receber scanners super potentes para digitalização. Aqueles do tipo planetário, para digitalizar plantas e mapas, porque recebemos todas as plantas das rodovias e pontes do estado para restaurar”. Inclusive, o programa segue na busca ativa por projetos e financiamentos para expandir cada vez mais a atuação. “Para a estrutura física, a gente vai tentar outros órgãos de fomento. Para conseguir um prédio, um local específico, não só para trabalhar nesse laboratório, mas também para estruturar o nosso acervo que agora não vai mais voltar para o mesmo lugar. Precisamos de um prédio também para nós”, relata Daiane.
Como o DAG não conta com um prédio próprio, os arquivos recuperados são alocados em lugares provisórios. A documentação recuperada está sendo armazenada no prédio 48-D, da Pró-Reitoria de Graduação (Prograd), e uma parte também vai para um pavilhão do DAG, no Centro de Eventos, do Parque Tecnológico, onde fica o acervo da Administração Superior. Além disso, o Espaço Multiuso é utilizado na rotina diária de trabalho do projeto.
O fluxo de trabalho do Departamento de Arquivo Geral se dá em seis etapas:
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Retirada do acervo
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Triagem e estabilização do acervo
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Limpeza e higienização
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Secagem
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Digitalização
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Novo acondicionamento
Ainda no início do processo, foi recebida a verba inicial da calamidade para materiais permanentes. “A gente já aproveitou esse valor e compramos quatro contêineres refrigerados, que foram instalados atrás do prédio (Espaço Multiuso). Porque a locação que nós estávamos fazendo com parceiros aqui da cidade se tornaria muito custosa a longo prazo. Já as salas de secagem própria para acervos, conseguimos aqui da própria UFSM. Eram contêineres que estavam parados no Parque Tecnológico, não estavam sendo utilizados e foram readaptados para a gente usar aqui. Usamos os contêineres como câmaras apropriadas de secagem com adaptação de temperatura e umidade”, afirma Daiane sobre os recursos utilizados para aprimorar algumas fases do fluxo de recuperação.
Até o momento, cerca de 20 mil arquivos já foram digitalizados, o que totaliza mais de 100 mil páginas, por exemplo. “A gente também está fazendo a digitalização para a consulta, porque esse acervo foi contaminado, está frágil. Queremos que tenha menos acesso possível ao arquivo físico”, explica a arquivista do DAG, quanto à estratégia de conservação dos acervos atingidos. Mas ela conta que o principal movimento de conservação é o controle do ambiente, da umidade e da temperatura no novo acondicionamento. Não se pode devolver o documento para uma sala em que o ambiente é úmido, porque mesmo que seja feita a desinfestação, ainda há resíduos que podem voltar a proliferar fungos e bactérias que ficaram nesses arquivos.
Daiane destaca que nenhum arquivo foi perdido, nem mesmo os que pareciam mais difíceis: “Todos estão sendo recuperados. Inclusive, os que ficaram meses em Porto Alegre, no mesmo lugar. O nosso a gente recuperou muito rápido, tirou da enchente muito rápido. Congelamos, então não está tão degradado, quase nem está. Você pega ele parece que nem foi molhado. Nem sujo, nem nada. Mas os de Porto Alegre são um desafio. Porque tem uns que parecem que voltaram a ser um bloco de madeira. Ficaram muito blocados. Mas, por incrível que pareça, ele ficou mais superficial e nas bordas, conforme tu vai limpando, dando banho, fazendo os procedimentos de recuperação, a gente consegue recuperar mesmo esses que, de cara, parece que não dá. Mas é possível”.
A previsão para o término do trabalho envolvendo o acervo institucional é de 5 anos. A arquivista explica que o tempo total cobre não só a parte de recuperação, e por isso essa quantia: “Tem a parte da reindexação do acervo, da organização do acervo. Então, imagina, 12 mil caixas levaram desde 1990, desde que existe o Departamento de Arquivo Geral, para serem organizadas. Não vai ser em 5 anos que a gente vai reorganizar essas 12 mil caixas. O trabalho de recuperação, propriamente dito, de secagem, pode demorar muito menos. Mas o que pode demorar mais é essa reorganização do acervo, é montar o quebra-cabeça de novo”.
Parceria com o Arquivo Nacional
A UFSM lidera uma iniciativa de recuperação de acervos arquivísticos de órgãos federais, em conjunto com a Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) e com a parceria do Arquivo Nacional. O projeto visa recuperar o patrimônio documental afetado pelas enchentes, e desenvolver métodos inovadores para a recuperação de documentos arquivísticos danificados por inundações em instituições do Rio Grande do Sul, e dessa maneira, estabelecer e disseminar padrões de excelência que possam ser replicados na recuperação de acervos. Os órgãos abarcados pelo projeto são: Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa); Banco Central; Companhia Nacional de Abastecimento (Conab); Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Dnit); Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE); Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (Inmetro), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), Ministério da Saúde (MS), Serviço Geológico do Brasil (SGB) e UFSM.
A organização do programa é a seguinte: a coordenação geral fica na UFSM e equipes da UFRGS e do Instituto Federal do Rio Grande do Sul (IFRS) trabalham em Porto Alegre – tudo sob orientação técnica do Arquivo Nacional e com as unidades atuando de maneira integrada. No total, são cerca de 142 pessoas na equipe do projeto, com 33 cursos envolvidos – 24 de graduação, sete de pós-graduação e dois técnicos. Incluindo Porto Alegre, o número de bolsistas atuantes é de 71. O financiamento do Arquivo Nacional veio a partir de recursos descentralizados, por meio de Termos de Execução Descentralizada (TEDs), que somam aproximadamente R$ 7 milhões. O recurso é administrado pela Fundação de Apoio à Tecnologia e Ciência (FATEC) e é utilizado para a manutenção de pessoas e serviços que envolvem restauração – resgate, secagem, higienização e desinfestação.
O prazo para os documentos serem recuperados varia de acordo com cada órgão, mas a data limite geral é até dezembro de 2026. São mais de 36 mil caixas para recuperação e cerca de 2 mil já foram recuperadas, computando mais de 87 mil folhas. Para acompanhar em tempo real o trabalho realizado, foi desenvolvido um painel de monitoramento na página do TransDoc. “Conforme vamos recuperando, a gente faz uma prestação de contas. Criamos um painel de monitoramento de acervos recuperados, no qual dá para consultar todos os órgãos que a gente está trabalhando e qual é o status de cada um. E não só o status, colocamos arquivo por arquivo, qual foi recuperado. Porque daí eles conseguem online, em tempo real, acessar. Eles já podem nos consultar, solicitar, qualquer coisa a gente digitaliza e manda, se ainda não está finalizado”, conta a arquivista Daiane Regina Segabinazzi Pradebon. E ela complementa: “aqui a gente tem a identificação do processo: qual a caixa, qual o maço, se tem manchas, se tem páginas faltando, páginas coladas, rasgadas, danos por ferrugem acidificado e volume danificado. Nada disso quer dizer que foi perdido, tudo é possível restaurar. Se eu quiser ver só o que tá em bom estado, aparece; bem como as caixas que não estão.
TransDoc – Berço de inovação
O TransDoc é sinônimo de transdisciplinaridade. É um laboratório com diversas áreas de conhecimento atuando em conjunto na recuperação dos acervos, não só de Santa Maria, mas também de outras regiões que foram afetadas. Ele prima pela pesquisa por soluções inovadoras, e atualmente são cerca de seis linhas de pesquisa que visam desenvolver protocolos padronizados e produtos, que contribuam na inovação do âmbito arquivístico de recuperação. Daiane explica que “é quase um programa com vários projetos. Mas, por enquanto, cada projeto anda com o TransDoc como uma espécie de mãe”.
A primeira linha estuda o desenvolvimento de equipamentos em impressora 3D, para evitar o custo de compra. A arquivista conta que um desses materiais foi feito com baterias de vape apreendidas pela Receita Federal: “Em vez de eu fazer a aplicação do produto, o quaternário de amônio, para desinfestação manual no documento, passando algodão, a gente bota o produto aqui dentro, fecha, e ele tem um motorzinho daqueles desumidificadores de ambiente, sabe? E o bolsista da pós desenvolveu tudo isso aqui, com as baterias de vape. A gente pediu para a Receita Federal a doação de vapes apreendidos. A Receita tem nos ajudado bastante. As impressoras 3D, eles também nos doaram. As seladoras nós vamos pedir pra eles. Muita coisa que é aprendida, que eles não usam, e que a gente pode usar aqui na recuperação do acervo, a gente está usando. Eles nos doam. E isso é em parceria com o Departamento de Tecnologia dos Alimentos, professores que também estão nos auxiliando”.
Existe também um estudo que envolve o material que vai ser descartado, com prazo de guarda para descartar. Porque do acervo que foi atingido no ano passado, uma parte estava prevista para ser eliminada. “A gente já tinha aqui embaixo, no permanente, uma salinha que era só para material que já estava pronto para eliminar. Já estava aprovado pelo Arquivo Nacional, é um processo padrão, pronto para ser mandado para a reciclagem. Só que foi atingido. Aí como não vamos recuperar , colocamos lá na Usina-Escola de Laticínios (Uni), para fazer uma espécie de degradação desse material com enzimas de celulase para que isso decante e vire álcool”, explica Daiane, que complementa afirmando ser muito caro mandar para uma empresa por fora e esse material que está lá, mais capas, caixas de papelão, e materiais do gênero não podem ir para um lixo normal, porque é considerado um lixo químico, ou seja, não pode ir para reciclagem. Ela continua “estamos estudando na própria usina mesmo. Mesmo com ela desativada, tem toda uma estrutura de laboratório lá. A gente aplicou, inclusive, um pouco desse dinheiro lá na usina para reformar. Então, uma parte a gente vai transformar esse acervo em álcool para reutilizar aqui no projeto, e o que sobrar, vai para compostagem. Dessa forma, o projeto pretende transformar papel que não pode ser usado, nem restaurado, para fazer um retorno sustentável”.
Quem disponibilizou a usina para estudos do Espaço TransDoc foi a Chefe do Departamento de Tecnologia e Ciências dos Alimentos (DTCA) da UFSM Cláudia Kaehler Sautter. “A professora é responsável por aquele espaço e foi uma grande parceira. Nos disponibilizou quando estava desativada para nós usarmos para levar esse material para lá. A gente está reestruturando para usar, também, para receber material que vai ficar armazenado de Porto Alegre. É bem grande, tem câmaras frias desativadas que a gente pode tentar usar após a reforma”, conta a arquivista. A usina está com um projeto para reforma e para instalação de energia elétrica com a Pró-Reitoria de Infraestrutura (PROINFRA) que ainda não foi iniciado. “Quando tiver luz, trabalhar em um outro espaço de laboratório, ainda com a parte mais suja lá, seria ótimo. Porque a gente dá o primeiro banho na documentação, que está bem suja, nesse espaço adaptado por enquanto. Não podemos trazer esse material totalmente imundo pra cá (Espaço Multiuso)”.
Ainda relacionado a essa pesquisa, há um estudo vinculado para a testagem de porcentagens de produtos. “Quanto por cento de um produto químico que a gente vai usar aqui mata de fungo e bactéria no papel? Porque têm estudos sobre químicos e outros materiais, mas no papel, não são muitos estudos e testes ainda. Então, todos esses testes a gente está fazendo: de porcentagem, quantidade, quanto que mata, se ele vai degradar o papel ou não. Porque não é qualquer um que a gente pode usar. Estudos com os químicos, com os produtos e com o que vai acontecer depois que isso estiver limpo e seco”, comenta Daiane quanto ao pioneirismo em pesquisar reações de químicos no papel.
Uma outra pesquisa que o Espaço TransDoc tem a intenção de fazer é um mapa dos acervos alagados do estado. “Queremos fazer para os órgãos que a gente está recebendo, e vários outros também, um mapa para saber quais são as áreas de risco, onde tem acervo. Lá em Porto Alegre foi feito um mapa, mas não inclui os arquivos. A gente quer incluí-los e mandar o plano ao governo, para eles publicarem quais são as áreas que têm arquivo e estão em risco. Porque o acervo é um patrimônio público. E se ele não for salvo, não for respeitado, isso é crime. Queremos pressionar, ‘olha, eles têm valor, esses arquivos não podem ficar aqui, estão em descaso com o acervo’”, argumenta Daiane, frisando que os arquivos não podem voltar para o mesmo local. Muitos dos órgãos com os quais eles trabalham, não têm onde colocar. Ela finaliza: “se não vier uma coisa de cima para baixo, vai voltar para o mesmo local’.
Mais uma etapa que estão estudando, são formas mais inovadoras de acondicionamento. “Como esse material foi afetado, ele ficou mais cheinho, né? Ele aumentou de volume. E aí o espaço vai aumentar. Pensamos que uma das formas de conservação desse acervo seria o selamento a vácuo. Ou seja, eu vou empacotar esses acervos secos, vou digitalizar para a consulta, e no seco eu vou fazer o vácuo. Eu vou prensar ele dentro de uma folha apropriada e passar em seladoras”, comenta a arquivista do DAG. Além de diminuir de tamanho até mais do que era antes, o processo vai até reduzir o espaço de armazenamento que, inclusive, não vai estar em contato com o ambiente. Ela completa: “Como muitos dos fungos são aeróbicos, eles dependem de oxigênio para proliferar misturado com a umidade do ambiente. Se eu não tiver nem um nem outro, ele vai estar totalmente seguro dentro do vácuo”.
Arquivo em Cartaz
O Departamento de Arquivo Geral está organizando um evento que faz parte da programação do Arquivo Nacional. Será no dia 19 de maio, no Centro de Convenções, às 16 horas. O evento vai prestar homenagem aos voluntários, com direito a exposições fotográficas de um ano da enchente. A arquivista do DAG Daiane Regina Segabinazzi Pradebon ressalta a importância da cerimônia como ferramenta para relembrar o que aconteceu e também para pensar em como proceder nas possíveis recorrências de desastres climáticos. “O futuro, os desafios agora são para entender como fazer para que isso não aconteça de novo. É uma gestão de risco, de crise. Ter um plano de contingência. Onde esses arquivos devem voltar? De que forma? Qual é o mais correto? É um desafio que a gente ainda vai enfrentar e que ainda está trazendo desafios. O que se fala mais é em desastres climáticos e em tentar trazer soluções inovadoras e práticas para esse tipo de evento. Como que se trabalha para isso não acontecer novamente, qual a melhor forma? E trazer isso de uma forma que seja prática e que outras pessoas consigam fazer também. Para que consigam replicar”, salienta Daiane.
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